Travel planner : qui organise votre voyage, et jusqu'où

Déléguer l'organisation d'un voyage, c'est confier votre projet à quelqu'un : le choix de la maison, la réservation du chef, l'accueil à la descente d'avion, le plan B en cas de mauvais temps. Chez Le Collectionist, ce rôle revient aux travel advisors avant le départ et à la conciergerie sur place. Dans cet article : ce que fait un travel planner, ce qui le sépare d'une agence de voyage, comment Le Collectionist construit un voyage sur mesure et qui vous accueille sur place.

Au sommaire

• Ce que fait un travel planner
• Travel planner, agence de voyage ou conciergerie : qui fait quoi
• Chez Le Collectionist, des travel advisors et une conciergerie à vos côtés
• Comment Le Collectionist construit votre voyage sur mesure
• Pendant le séjour, notre équipe est sur place
• Les services les plus réservés
• Des expériences qu'aucune application ne réserve
• Un voyage pour chaque groupe
• Questions fréquentes
• Le sur-mesure commence par une conversation

Ce que fait un travel planner

Un travel planner conçoit votre voyage selon vos envies, vos besoins et votre budget, puis il l'organise de bout en bout. Il part de votre projet : le premier appel porte sur votre envie et votre besoin, jamais sur une destination. Une occasion spéciale en couple, un groupe de plus de cinq personnes, une réunion intergénérationnelle : trois projets qui n'appellent ni la même maison ni la même organisation.

Concrètement, son travail couvre six domaines.

• L'écoute et le cadrage. Qui part, combien de journées, pour quel budget, avec quelles envies contradictoires à concilier. Cette première étape d'écoute décide de tout le voyage.
• La recherche des hébergements. Le vrai métier du travel planner, celui qui demande d'avoir vu les maisons.
• La planification. Les trajets, les transports, les temps de route réels, l'ordre des journées, la disponibilité de chacun.
• Les réservations. Activités, tables, transferts privés, tout ce qui se remplit longtemps avant votre voyage.
• Le carnet de voyage. Un document personnalisé qui rassemble vos horaires, vos adresses et vos contacts sur place.
• L'accompagnement sur la durée. Un interlocuteur joignable, et dans le meilleur des cas présent sur place.

La nuance entre travel planner et travel designer tient au vocabulaire du marché : le premier organise, le second revendique une dimension créative. Dans les faits, le travail est le même. L'un comme l'autre capitalisent sur leur expérience du terrain et sur les conseils qu'ils en tirent. Notre guide du voyage sur mesure en Italie en donne un aperçu, et notre conciergerie de luxe décrit ce que ce métier recouvre une fois sur place.

Travel planner, agence de voyage ou conciergerie : qui fait quoi

Trois métiers voisins, trois moments d'intervention. L'agence de voyage assemble et vend des prestations à partir de contrats fournisseurs, et beaucoup d'agences de voyages fonctionnent encore ainsi : elles vous proposent des voyages, elles ne les inventent pas. Le travel planner conçoit puis organise le voyage à partir de votre projet. Le concierge entre en scène une fois que vous êtes arrivé sur place.

Cette dernière fonction a une histoire et une adresse : Les Clefs d'Or, union internationale des concierges d'hôtels fondée en 1952, a son siège rue Cambon, à Paris, et ses membres se reconnaissent aux clés d'or croisées portées au revers. La section française rassemble les concierges d'hôtels du pays. La différence avec ce que vous cherchez tient en une phrase : ce concierge appartient à un hôtel ; chez Le Collectionist, il appartient à votre maison.

Un point se vérifie en deux minutes : le registre des opérateurs de voyages et de séjours tenu par Atout France est consultable en ligne, et chaque opérateur immatriculé y figure avec son numéro d'immatriculation. La confiance part alors sur des bases solides.

Chez Le Collectionist, des travel advisors et une conciergerie à vos côtés

Chez Le Collectionist, l'organisation d'un voyage repose sur deux fonctions qui se complètent : les travel advisors conçoivent le voyage avec vous, la conciergerie le fait vivre sur place. La page comment ça marche en détaille les étapes.

Les travel advisors, de la première idée au départ

Votre travel advisor commence par vous écouter : qui part, de quels âges, avec quelles envies. Il vous aide ensuite à trouver la maison qui correspond à votre groupe, personnalise avec vous chaque détail du séjour et reste joignable par téléphone jusqu'à votre arrivée.

La conciergerie, sur place

Selon la collection de la maison, la conciergerie vous accompagne avant, puis pendant le séjour. Un membre de l'équipe locale vous accueille à la maison, et les services s'organisent avec lui : chef à domicile, transferts privés, courses, baby-sitting, activités. Nos équipes testent et approuvent ces prestations avant de les proposer.

Une seule adresse pour la maison et les services

Réserver la maison d'un côté, le chef d'un autre, le transfert chez un troisième, puis coordonner l'ensemble : c'est le quotidien d'un voyage monté seul. Chez Le Collectionist, la maison, les services et les expériences se réservent auprès d'une même maison, sans autre prestataire à coordonner.

Le niveau d'accompagnement dépend de la collection de la maison. L'Essential ouvre la conciergerie avant votre arrivée. La Signature l'étend avant et pendant le séjour, avec l'accès à une sélection de services et d'expériences choisis par nos équipes locales. L'Iconic offre cet accompagnement avant et pendant le séjour avec l'accès à l'ensemble de nos services et expériences, et des avantages supplémentaires, comme la livraison des courses avant votre arrivée. Nos collections détaillent ce que chacune recouvre.

Comment Le Collectionist construit votre voyage sur mesure

Chez Le Collectionist, un voyage ne s'organise pas dans l'ordre où on l'imagine. Voici les trois temps de l'organisation, et ce que chaque étape demande de votre part.

Le premier appel porte sur l'envie et le besoin

Il dure une trentaine de minutes et ne commence jamais par une destination. Quelle occasion, combien serez-vous, de quels âges, qui se lève tôt, qui vient pour nager et qui vient pour lire. Votre travel advisor cadre aussi l'enveloppe que vous souhaitez consacrer au voyage, pour que chaque proposition reste réaliste. Cet appel d'écoute tient lieu de cahier des charges pour tout le projet, et c'est la seule étape que personne ne peut faire à votre place.

Le choix de la maison vient avant celui du pays

Cette inversion surprend souvent. Sur un voyage en groupe, la maison décide de la réussite bien plus que la région : ses pièces communes, sa table, ses chambres également désirables, sa distance à l'eau. Nos équipes visitent avant de recommander, et des conseils fondés sur une visite valent mieux que dix pages de photographies. C'est cette expérience-là que vous vivrez sur place.

Ce qui se réserve avant votre arrivée

Une partie du voyage se joue plusieurs semaines en amont, et l'organisation de ces réservations constitue le cœur du métier de travel planner.

• Les transferts privés depuis l'aéroport, calés sur les horaires réels et non sur ceux du billet
• Les courses livrées et rangées avant que vous poussiez la porte
• Le chef à domicile, dont les meilleurs sont retenus dès le printemps
• La voiture en Corse et les vélos au Cap Ferret, deux exemples qui manquent dès juillet si personne ne les a bloqués
• Les activités qui demandent un créneau : bateau, massage, moniteur particulier

Nos prestations sport et bien-être et nos services à Calvi donnent la mesure de ce qui s'organise avant le départ.

Pendant le séjour, notre équipe est sur place

Un accueil en personne à la maison

L'accueil est le moment où les offres de voyage se distinguent vraiment. Beaucoup reposent sur une assistance à distance ; chez Le Collectionist, un membre de l'équipe locale vous attend, fait le tour de la maison avec vous, vous montre où se trouve le compteur et vous laisse son numéro. Les dix premières minutes d'un séjour donnent le ton du voyage entier, et c'est là que se joue la confiance.

Le plan B fait partie du métier

Trois journées de pluie au milieu d'un voyage en Toscane, un moteur de bateau en panne, un chef souffrant la veille d'un dîner : ces choses arrivent, et c'est précisément pour elles qu'un concierge dédié existe. Ce que font nos concierges tient surtout à cette capacité de rattrapage, que seule l'expérience d'un territoire permet. Ils vous diront aussi quand une demande de dernière minute ne passera pas, plutôt que de vous faire patienter.

Un interlocuteur qui connaît votre groupe

Sur deux semaines, c'est la même personne qui répond, et elle connaît votre groupe, vos horaires et le rythme de votre voyage : rien à réexpliquer. Les équipes sont joignables tous les jours de 7 h à 22 h, heure locale. Nos carnets d'adresses de Saint-Tropez et de Courchevel recensent ce que ces équipes connaissent par cœur.

Les services les plus réservés

Les trois que tout le monde demande

Le chef à domicile arrive en tête. Il compose selon vos goûts, cuisine devant vous si la maison s'y prête, et vous libère du dîner pour tout le séjour. Ella Aflalo, cheffe à domicile, raconte ce métier mieux que nous. Viennent ensuite la location d'un bateau ou d'une voiture, puis les transferts privés, qui règlent la journée d'arrivée et font gagner un temps considérable. Ces trois prestations arrivent en tête parce qu'elles règlent les trois moments d'un voyage où un groupe se disperse : le dîner, les déplacements, l'arrivée.

Ceux auxquels on pense trop tard

• La baby-sitter, à retenir en même temps que la maison et non la veille
• Les courses, livrées avant votre arrivée, avec la liste envoyée en amont
• Le massage et le spa à domicile, pour les fins de journée de séjour
• Le cours de cocktails, l'activité qui sauve une soirée pluvieuse

Notre conciergerie à Ibiza illustre ce répertoire, que la conciergerie Le Collectionist décline selon la destination. Les souvenirs d'un voyage tiennent souvent à ces petites choses réglées sans que vous ayez à les demander.

Des expériences qu'aucune application ne réserve

Certaines choses d'un voyage ne se commandent pas en ligne : elles reposent sur quelqu'un qui décroche son téléphone. Le musée d'Orsay ferme à 18 heures la plupart des jours, mais ses collections peuvent se privatiser en soirée : vous marchez seul devant les impressionnistes, un guide pour vous.

En Sicile, l'itinéraire sur les traces du Parrain passe par le Bar Vitelli de Savoca, installé dans le palais Trimarchi, du XVIIIe siècle, et à peu près inchangé depuis le tournage. Il se poursuit par l'église où Michael épouse Apollonia, puis par le Castello degli Schiavi de Fiumefreddo, demeure baroque, propriété privée fermée aux visites ordinaires. L'Etna ferme la boucle au petit matin. Ailleurs, c'est une table dressée dans la neige à deux mille mètres, ou un hélicoptère qui contourne le Mont-Blanc avant le déjeuner. Les expériences culinaires en Toscane et les événements Le Collectionist donnent le répertoire complet.

L'intelligence artificielle, un outil pour préparer le voyage

Elle écrit l'itinéraire d'un voyage en quelques secondes et fait gagner du temps à qui l'organise seul. Elle ne connaît pas les horaires réels d'une route de montagne un samedi d'août, elle n'a jamais vu la maison, et elle n'appellera pas le propriétaire d'un château sicilien pour obtenir une ouverture. Pour tout ce qui demande de connaître le terrain, les équipes locales de Le Collectionist prennent le relais.

Un voyage pour chaque groupe

Trois générations sous un même toit

Le voyage le plus exigeant à composer. Il faut des chambres de plain-pied pour les aînés, une pièce où les adolescents disparaissent, des repas à deux horaires. La réponse tient dans le choix de la maison plus que dans le programme : ce sont des vacances où les besoins de chacun s'opposent frontalement. Nos expériences au ski en famille montrent comment cela se cale.

Entre amis

Les envies divergent davantage qu'en famille. Un interlocuteur unique évite les messages croisés et garde chacun informé du programme, depuis le choix de la maison jusqu'au dernier dîner.

Le séminaire privatisé

Réunir une équipe dans une maison plutôt que dans une salle de conférences change la nature de ces journées. Il vous faut du réseau, de l'espace de travail et une restauration continue, ce que nos maisons pour vos séminaires intègrent dès la conception du projet. Un travel planner rompu à ce format vous évitera la mauvaise surprise du débit insuffisant. L'organisation d'un tel voyage d'entreprise se cale plusieurs mois à l'avance.

Questions fréquentes

Le sur-mesure commence par une conversation

Un voyage réussi tient à la justesse de ce qui a été compris au départ, bien plus qu'à la longueur du programme. C'est pourquoi tout commence par un appel plutôt que par un formulaire. Notre voyage en Corse en famille donne un aperçu de ce que produit cette expérience. Les travel advisors Le Collectionist construisent ces voyages toute l'année, et nos maisons pour des vacances en famille sont le point de départ de la conversation.